Hochzeitsplanung Checkliste: Was wann zu tun ist

Eine Hochzeit hat erstaunlich viele bewegliche Teile: Location, Standesamt, Kleid und Anzug, Essen, Musik, Fotos, Gäste mit Anreise und Übernachtung. Einzeln ist nichts davon schwer. Schwer wird es, wenn alles gleichzeitig fällig ist. Diese Checkliste verteilt die Aufgaben über ein Jahr, sortiert nach Zeit und nach Bereichen, damit ihr immer wisst, was jetzt wichtig ist und was noch warten kann.

Wenn ihr weniger Zeit habt: Keine Panik. Am Ende findest du eine Kurzversion für Hochzeiten, die in drei bis sechs Monaten stehen müssen.

Wann solltest du mit der Hochzeitsplanung anfangen?

Am besten 10 bis 12 Monate vor dem Wunschtermin. Der Grund ist fast immer die Location: Beliebte Säle und Samstage im Sommer sind früh weg, und vom Datum hängt alles andere ab. Die Ratgeber-Redaktion von für sie empfiehlt, mindestens zwölf Monate vorher zu starten (Stand: Oktober 2026).

Zum Einordnen helfen ein paar Zahlen aus dem Bridebook Hochzeitsreport 2026, für den mehr als 2.000 verlobte und frisch verheiratete Paare befragt wurden (Stand: Oktober 2026):

Durchschnittliche Hochzeitskosten in Deutschland (ohne Flitterwochen und Ringe)

17.006 €

Gäste im Durchschnitt (2025)

82

So früh kannst du die Eheschließung meist frühestens anmelden

6 Monate

Hochzeitsplanung Checkliste: Was ist wann zu tun?

Die Zeitleiste ist für eine Planung über ein Jahr gedacht. Habt ihr mehr Zeit, zieht die ersten Punkte nach vorn – die Reihenfolge bleibt gleich. Zwei Begriffe, die dir unterwegs begegnen: Ein Save the Date ist die Vorab-Info zum Termin, lange vor der eigentlichen Einladung. Das Hochzeitsportal The Knot empfiehlt, es etwa sechs bis acht Monate vorher zu verschicken, bei weiter Anreise eher acht (Stand: Oktober 2026). Und die Tischkarte zeigt jedem Gast seinen Platz – auf ihr lässt sich gleich der QR-Code für die Gästefotos unterbringen.

1. 12–10 Monate vorher

   Grundlagen klären

   Budget festlegen (inklusive 10–15 % Puffer), grobe Gästeliste schreiben, Wunschdatum und Region wählen, Locations besichtigen und buchen, Trauzeugen fragen.

2. 10–8 Monate vorher

   Die wichtigsten Dienstleister buchen

   Fotograf oder Fotografin, Catering (falls nicht bei der Location), DJ oder Band, ggf. Trauredner*in oder Kirche anfragen. Gästeliste mit Adressen fertigstellen.

3. 8–6 Monate vorher

   Save the Date, Outfit und Stil

   Save-the-Date-Karten verschicken (bei weiter Anreise eher zu Beginn), Brautkleid aussuchen (Lieferzeiten einplanen), Farbkonzept und Deko festlegen, Hotelkontingent für Gäste reservieren, Hochzeitswebsite oder Infoseite anlegen.

4. 6–4 Monate vorher

   Standesamt und Einladungen

   Eheschließung beim Standesamt anmelden, Einladungen gestalten und verschicken, Floristik, Torte und Papeterie buchen, Ringe aussuchen, Anzug kaufen.

5. 3 Monate vorher

   Programm planen

   Ablauf des Tages grob festlegen, Menü probeessen, Spiele und Reden mit Trauzeugen abstimmen, Foto-Ideen sammeln und eine Shotliste beginnen.

6. 2 Monate vorher

   Details festzurren

   Zusagen nachhalten, Sitzplan beginnen, Tischkarten und Menükarten gestalten, Musikwünsche an DJ oder Band, Probetermin für Haare und Make-up.

7. 4 Wochen vorher

   Alles bestätigen

   Finale Gästezahl an Location und Catering, Ablaufplan an alle Dienstleister, Kleid-Anprobe, Ringe abholen, QR-Codes für Gästefotos drucken.

8. 1 Woche vorher

   Letzte Handgriffe

   Ankunftszeiten bestätigen, Bargeld für Trinkgelder und Restzahlungen einteilen, Notfalltasche packen, Aufgaben für den Tag an Trauzeugen verteilen.

9. Tag davor

   Durchatmen

   Deko an die Location bringen, Outfits bereitlegen, früh schlafen. Was jetzt noch nicht fertig ist, war nicht wichtig.

10. Nach der Feier

    Abschließen

    Fotos von Gästen einsammeln, Dankeskarten schreiben, Leihsachen zurückgeben, offene Rechnungen begleichen, ggf. Namensänderung bei Ausweis, Bank und Arbeitgeber.

Was gehört in die Hochzeitsplanung? Die Checkliste nach Bereichen

Die Zeitleiste sagt dir, wann etwas fällig ist. Die Tabelle zeigt, was zu jedem Bereich gehört und bis wann es spätestens stehen sollte. Druck sie dir aus oder kopiere sie in eure gemeinsame Notiz.

Wann muss man die Hochzeit beim Standesamt anmelden?

In Deutschland meldet ihr die Eheschließung beim Standesamt eures Wohnorts an. Die Anmeldung ist in der Regel sechs Monate gültig – deshalb nehmen viele Standesämter sie auch frühestens sechs Monate vor dem Termin an. So beschreiben es zum Beispiel die Standesämter in Dortmund und Münster (Stand: Oktober 2026).

Was ihr typischerweise mitbringen müsst:

1. gültigen Personalausweis oder Reisepass
2. einen aktuellen Auszug aus dem Geburtenregister (keine alte Geburtsurkunde)
3. eine Aufenthaltsbescheinigung, wenn ihr woanders gemeldet seid
4. bei früheren Ehen: Nachweis über deren Auflösung, z. B. Scheidungsurteil

Die Gebühren legt jede Stadt selbst fest. In Dortmund kostet die Anmeldung seit 1. Januar 2026 zum Beispiel 66 €, mit Auslandsbezug mehr. Ruft am besten früh bei eurem Standesamt an – viele vergeben Wunschtermine nach einem festen Stichtag.

Hinweis: Das ist eine allgemeine Übersicht, keine Rechtsberatung. Welche Unterlagen ihr genau braucht, sagt euch euer Standesamt.

Wie viel Budget solltest du für die Hochzeit einplanen?

Das hängt vor allem von der Gästezahl ab, denn Essen und Location rechnen fast immer pro Person. Laut Bridebook Hochzeitsreport 2026 entfällt der größte Teil auf die Location (Stand: Oktober 2026):

Drei Tipps, damit das Budget hält:

1. Prioritäten zuerst. Schreibt jeder für sich die drei Dinge auf, die euch am wichtigsten sind. Dort gebt ihr mehr aus, beim Rest spart ihr.
2. Puffer einbauen. 10 bis 15 % für Unvorhergesehenes, wie es auch für sie empfiehlt.
3. Gästezahl ehrlich rechnen. Jede Person mehr kostet Essen, Getränke, Stuhl und Papeterie. Eine kleinere Feier ist oft der größte Hebel.

Fotos planen: Fotograf, Shotliste und Gästefotos

Fotos sind das, was von der Hochzeit bleibt – und werden trotzdem oft als Letztes geplant. Drei Dinge solltet ihr früh klären:

• Profi oder nicht? Gefragte Fotografinnen und Fotografen sind für Samstage im Sommer oft früh ausgebucht, fragt also gleich nach der Location an. Wenn das Budget nicht reicht, zeigt unser Ratgeber Hochzeit ohne Fotograf, wie ihr trotzdem schöne Bilder bekommt.
• Eine Shotliste mit allen Gruppenfotos und Momenten, die auf keinen Fall fehlen dürfen. Gebt sie einer Ansprechperson, die die Familie kennt, oft eurem Trauzeugen.
• Die Perspektive der Gäste. Profis fotografieren das Brautpaar, eure Gäste fotografieren alles andere: die Tante beim Tanzen, den Tisch um Mitternacht. Diese Candid-Fotos sammelt ihr am einfachsten über einen QR-Code auf den Tischen. Wie das geht, steht in QR-Code für Hochzeitsfotos erstellen.

Mit Filmriss funktioniert das wie eine Einwegkamera auf dem Handy: Gäste scannen den Code, fotografieren im Browser ohne App, jede Person hat nur eine begrenzte Zahl an Fotos, und am Morgen nach der Hochzeit werden alle Bilder gemeinsam „entwickelt“. Ideen, was eure Gäste fotografieren können, findest du in 60 Fotoaufgaben für die Hochzeit.

Was gehört in den Ablaufplan für den Hochzeitstag?

Der Ablaufplan ist die eine Seite, die am Tag alle brauchen: Location, Catering, DJ, Fotograf und Trauzeugen. Er sollte enthalten:

1. alle Uhrzeiten (Getting Ready, Trauung, Sektempfang, Essen, Reden, Eröffnungstanz, Torte)
2. Adressen und Ansprechpartner mit Handynummer
3. wer was mitbringt und wer was aufbaut
4. die Shotliste und wann die Gruppenfotos dran sind
5. einen Plan B für Regen

Plant zwischen den Programmpunkten Luft ein. Gruppenfotos, Gratulationen und Umzüge dauern fast immer länger als gedacht. Spiele und Programmpunkte stimmt ihr am besten mit den Trauzeugen ab – Ideen gibt es in unseren 40 Hochzeitsspielen. Kennen sich eure Gäste untereinander kaum, hilft ein kurzes Eisbrecher-Spiel beim Sektempfang.

Was ist nach der Hochzeit noch zu tun?

Die meisten Checklisten hören am Hochzeitstag auf. Ein paar Dinge bleiben trotzdem:

• Fotos einsammeln: Bittet die Gäste in den ersten Tagen um ihre Bilder, solange sie noch auf den Handys sind. Wie ihr sie danach mit allen teilt, zeigt Hochzeitsfotos teilen.
• Danke sagen: Dankeskarten mit einem Foto vom Fest kommen gut an. Viele verschicken sie in den ersten Wochen nach der Feier.
• Rechnungen und Leihsachen: Restzahlungen begleichen, Deko und Technik zurückgeben.
• Erinnerungen sichern: Aus den schönsten Bildern lässt sich ein Fotobuch machen. Speichert die Originale an mindestens zwei Orten.
• Formalitäten: Wenn einer von euch einen neuen Namen trägt, müssen Ausweis, Bank, Versicherungen und Arbeitgeber davon erfahren.

Kurzversion: Hochzeit planen in 3 bis 6 Monaten

Wenig Zeit ist kein Grund für Stress, nur für klare Prioritäten:

1. Woche 1: Budget, Gästezahl und Datum festlegen. Seid bei Wochentagen flexibel, freitags oder sonntags sind Locations eher frei.
2. Woche 2–3: Location und Standesamt sichern. Anmeldung sofort einreichen.
3. Woche 3–4: Einladungen digital verschicken, Catering und Fotograf buchen.
4. Danach: Outfits, Ringe, Musik, Deko – in dieser Reihenfolge.
5. Vier Wochen vorher: alles bestätigen, Ablaufplan schreiben.

Alles, was auf der langen Liste steht und hier fehlt, ist schön, aber kein Muss.

Checkliste zum Ausdrucken

Die Zeitleiste und die Tabelle oben sind so gebaut, dass du sie direkt ausdrucken kannst (im Browser „Drucken“ wählen) oder in eine gemeinsame Notiz-App übernimmst. Tipp: Teilt die Liste nach Bereichen auf, sodass jeder von euch für einige Bereiche verantwortlich ist. Das spart Diskussionen und doppelte Anfragen bei Dienstleistern.

Mehr Ideen und alles zu Gästefotos an eurem Tag findest du auf unserer Seite Filmriss für Hochzeiten.

Wie lange vorher sollte man mit der Hochzeitsplanung anfangen?

Ideal sind 10 bis 12 Monate. Dann bekommt ihr eure Wunsch-Location und die wichtigsten Dienstleister. Mit klaren Prioritäten lässt sich eine Hochzeit aber auch in drei bis sechs Monaten planen.

Was muss man als Erstes für die Hochzeit planen?

Zuerst Budget, grobe Gästezahl und Wunschtermin. Diese drei Punkte bestimmen, welche Location in Frage kommt, und die Location bestimmt fast alles andere.

Wann muss man die Hochzeit beim Standesamt anmelden?

Die Anmeldung ist in der Regel sechs Monate gültig, viele Standesämter nehmen sie deshalb frühestens sechs Monate vor dem Termin an. Die genauen Regeln und Unterlagen nennt euch euer Standesamt.

Wann verschickt man Save-the-Date-Karten und Einladungen?

Save-the-Date-Karten etwa sechs bis acht Monate vorher, bei weiter Anreise oder Feiertagswochenenden eher acht. Die Einladungen folgen etwa vier bis sechs Monate vor der Hochzeit.

Wie bekommt man die Fotos der Gäste nach der Hochzeit?

Am einfachsten über einen QR-Code auf den Tischen, der zu einem gemeinsamen Album oder einer digitalen Einwegkamera wie Filmriss führt. So landen alle Bilder an einem Ort, ohne dass ihr hinterher jedem einzeln schreiben müsst.

Titelbild: Alexa Williams / Unsplash